¿Qué es el documento soporte con no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente?
Es
el documento que soporta la compra de un bien o la prestación de un servicio
cuando el proveedor es un sujeto no obligado a expedir factura electrónica.
El
comprador debe realizar este documento para soportar la transacción que da
lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, por medio de un documento
con numeración autorizada por la DIAN.
Principales aspectos del
documento soporte
Desde
el 1° de agosto de 2022, quienes hagan compras de bienes y servicios a sujetos
no obligados a expedir factura electrónica o documento equivalente, deberán
elaborar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no
obligados a expedir factura de venta o documento equivalente; este será el
soporte de costos y deducciones en el impuesto de renta y de impuestos
descontables en IVA.
El
documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir
factura de venta o documento equivalente fue establecido mediante el Decreto
358 de 2020, que incorporó el artículo 1.6.1.4.12. en el DUT y posteriormente
ha sido reglamentado mediante las siguientes resoluciones:
·
Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020
·
Resolución 000012 del 9 de febrero de 2021
·
Resolución 000167 del 30 de diciembre de 2021
·
Resolución 000488 del 29 de abril de 2022
Los
principales elementos de este documento, se presentan a continuación:
Los
sujetos obligados son los adquirentes que sean facturadores electrónicos,
contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios y los responsables
del impuesto sobre las ventas (IVA), que realizan operaciones de compra de
bienes o prestación de servicios con sujetos no obligados a expedir factura o
documento equivalente.
Cuando
el contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios, que necesita
soportar los costos o deducciones, efectúe las operaciones con no obligados a
expedir factura de venta o documento equivalente a través de patrimonios
autónomos o fondos de inversión colectiva, el proceso de generación y
transmisión se realiza mediante un tercero previamente habilitado. De acuerdo
con el oficio DIAN 518 de 2022, el tercero representante o administrador de
dichos vehículos es quien debe generar y transmitir para validación el
documento soporte, especificando la proporción asignada a los partícipes en
dicho documento, según corresponda.
Contenido del documento
soporte
- Denominación de ser documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
- Fecha de la operación = fecha de generación del documento.
- Nombre o razón social y NIT del vendedor. Si es no residente, la identificación otorgada en su país de origen.
- Nombre o razón social y NIT del adquirente.
- Número consecutivo, rango y vigencia autorizados por la DIAN.
- Descripción del bien o servicio adquirido.
- Valor total de la operación con discriminación del IVA, cuando haya lugar.
Este
documento soporte se debe emitir en idioma español y en pesos colombianos, sin
perjuicio que, además, pueda expresarse en otra moneda y en un idioma distinto
al español.
Oportunidad para la
transmisión del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no
obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
Una
vez agotados los procesos de habilitación y generación, se transmiten uno a uno
los documentos soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a
expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste.
Los
documentos se deben transmitir, para validación de la DIAN, en el momento en
que se lleve a cabo cada una de las operaciones o las operaciones acumuladas
semanalmente, que se realicen con un mismo proveedor. Estas se deben transmitir
a más tardar el último día hábil de la semana en la que se llevaron a cabo.
Mediante
el oficio DIAN 746 de 2022, se indica que la norma no supedita la transmisión
de este documento soporte a cierres contables o de período y no se debe
extender la aplicación de la norma a supuestos no contemplados en la misma.
Inconvenientes tecnológicos
Si
se presentan inconvenientes tecnológicos que impidan la transmisión de este
documento, los sujetos obligados deberán transmitirlo en un plazo máximo de
cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir del día siguiente al que se
restablezca la funcionalidad. Este inconveniente se configura con el aviso que
reporta el servicio informático electrónico de validación del documento
soporte. Si los inconvenientes tecnológicos son presentados por el sujeto
obligado, éste debe conservar soporte para cuando la administración lo
solicite.
Validación del documento
soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de
venta o documento equivalente.
Si
el documento transmitido cumple con las reglas, la DIAN remitirá un mensaje de
validación al sujeto obligado, para su conservación y fines pertinentes. Si el
documento no cumple con las reglas, la DIAN remitirá un mensaje de rechazo con
las causas del fallo y se debe realizar nuevamente el procedimiento, hasta que
se valide el documento.
La
validación, tiene como alcance la verificación de la información y contenido
establecido; no obstante, la responsabilidad sobre la exactitud, contenido y
cumplimiento de requisitos de tipo formal y sustancial de los instrumentos
objeto de validación, corresponden al sujeto obligado; así mismo, será
responsabilidad del sujeto obligado, la revisión para efectos de que se cumpla
con las demás disposiciones que exigen requisitos para la procedencia de
costos, deducciones o impuestos descontables, conforme con lo indicado en el
Estatuto Tributario y sus normas reglamentarias.
Operaciones entre no
obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
Quienes
no estén obligados a facturar y a su vez requieran generar documento soporte en
adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o
documento equivalente, deberán continuar realizando el documento soporte de
manera física sin transmisión a la DIAN, conservándolo para cuando la
administración así lo requiera.
Estos
no obligados podrán generar el documento soporte de forma electrónica de manera
voluntaria a través del servicio gratuito de factura electrónica de venta
dispuesto por la DIAN.
Operaciones con no residentes
En
las operaciones con personas o entidades no residentes en Colombia, también
será válido el documento soporte de manera física. Para la procedencia del
impuesto sobre las ventas (IVA) descontable se debe acreditar que se ha
practicado la respectiva retención en la fuente a título de IVA.
De
acuerdo con el oficio DIAN 1013 de 2022, para efectos de soportar costos,
deducciones e impuestos descontables, los servicios contratados con personas o
entidades sin residencia en Colombia deben estar soportados en el documento
soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de
venta o documento equivalente, no siendo suficiente soporte el contrato, para
tales propósitos.
De
otra parte, en cuanto a la identificación del prestador del servicio o vendedor
de bienes, en el oficio DIAN 657 de 2022 se abordan las situaciones en las
cuales no sea posible identificar a la persona que vende o presta el servicio.
La Administración de Impuestos ha indicado que en el formato de consumidor
final, el número “222222222222”, está dispuesto como una forma válida de
identificación del adquirente en la expedición de factura electrónica de venta
y no para el documento soporte.
Cuando
se trate de importación de bienes el documento soporte es la declaración de importación
y sus documentos anexos, de conformidad con la normativa vigente.
Conservación
Los
documentos soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir
factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, que se generen,
transmitan y validen, deberán ser conservados por un periodo de 5 años.
Representación Gráfica
La
representación gráfica de este documento soporte podrá ser diseñada de acuerdo
con las necesidades del sujeto obligado y deberá contener la información mínima
y el código QR, a través del cual se accede a la consulta de los documentos
validados.
Finalmente,
la DIAN puso a disposición de los usuarios un micrositio con información de
interés sobre documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no
obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, donde también se
encuentra un instructivo del proceso para generar estos documentos por medio de
la “solución gratuita”.
Puede ser consultado en el siguiente link
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